Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Beauftragung im Arbeitsschutz?

Eine Bestellung legt häufig fest, wer eine bestimmte betriebliche Funktion übernimmt. Mit einer Beauftragung werden einer Person bestimmte Aufgaben übertragen. 

Eine einheitliche rechtliche Trennung gibt es jedoch nicht: Entscheidend sind die jeweilige Vorschrift sowie die konkret übertragenen Aufgaben und Befugnisse.

Für Unternehmen ist deshalb besonders wichtig zu unterscheiden: Unterstützt eine Person den Arbeitsschutz, führt sie eine bestimmte Tätigkeit aus oder übernimmt sie Arbeitgeberpflichten in eigener Verantwortung?

Was bedeutet eine Bestellung im Arbeitsschutz?

Bei einer Bestellung wird eine Person für eine bestimmte Funktion im Unternehmen eingesetzt. Typische Beispiele sind Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte.

Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit sind nach dem Arbeitssicherheitsgesetz schriftlich zu bestellen. Ihre Aufgaben bestehen insbesondere darin, den Arbeitgeber fachlich zu beraten und beim Arbeits- und Gesundheitsschutz zu unterstützen.

Eine Bestellung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Arbeitgeberpflichten eigenverantwortlich übertragen werden. So unterstützen Sicherheitsbeauftragte ihre Kollegen und Vorgesetzten bei der Unfallverhütung. Allein durch ihre Bestellung erhalten sie weder Weisungsbefugnisse noch zusätzliche Arbeitgeberverantwortung.

Was bedeutet eine Beauftragung im Arbeitsschutz?

Mit einer Beauftragung überträgt der Arbeitgeber einer geeigneten Person bestimmte Aufgaben. Dabei muss zwischen einem konkreten Arbeitsauftrag und einer eigenverantwortlichen Pflichtenübertragung unterschieden werden.

Ein Beispiel für einen konkreten Auftrag ist die Prüfung bestimmter Arbeitsmittel durch eine zur Prüfung befähigte Person. Die Beauftragung legt fest, welche Prüfaufgaben diese Person übernehmen soll.

Weiter geht eine Beauftragung nach § 13 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz: Hier übernimmt eine zuverlässige und fachkundige Person Arbeitgeberpflichten in eigener Verantwortung. Dafür ist eine schriftliche Beauftragung erforderlich.

Ob eine Pflichtenübertragung vorliegt, lässt sich daher nicht allein am Begriff „Beauftragung“ erkennen. Maßgeblich sind der Inhalt des Auftrags und die zugrunde liegende Rechtsvorschrift.

Was ist der Unterschied zu einer Benennung?

Eine Benennung bestimmt, welche Beschäftigten eine bestimmte Aufgabe übernehmen. § 10 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz sieht beispielsweise vor, Beschäftigte für Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung zu benennen.

Die Benennung zum Ersthelfer überträgt die entsprechende Helferaufgabe. Sie ist aber keine eigenverantwortliche Übertragung der Arbeitgeberpflicht, die Erste Hilfe im gesamten Unternehmen zu organisieren.

Für die Benennung von Ersthelfern ist keine allgemeine Schriftform vorgeschrieben. Eine schriftliche Dokumentation ist dennoch sinnvoll, damit Zuständigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Wann müssen Bestellung und Beauftragung schriftlich erfolgen?

Ob die Schriftform verpflichtend ist, hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage ab.

Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit: Das Arbeitssicherheitsgesetz schreibt die schriftliche Bestellung ausdrücklich vor.

Eigenverantwortliche Übertragung von Arbeitgeberpflichten: Die Beauftragung nach § 13 Absatz 2 ArbSchG muss schriftlich erfolgen. Nach § 13 DGUV Vorschrift 1 müssen zusätzlich Verantwortungsbereich und Befugnisse festgelegt werden. Die beauftragte Person muss das Dokument unterzeichnen und eine Ausfertigung erhalten.

Zur Prüfung befähigte Personen: Aus der Betriebssicherheitsverordnung und der TRBS 1203 ergibt sich keine allgemeine Pflicht zur schriftlichen Beauftragung. Eine schriftliche oder vergleichbar dokumentierte Aufgabenübertragung ist jedoch empfehlenswert. Besondere Anforderungen für einzelne Tätigkeiten bleiben zu beachten.

Für die betriebliche Praxis empfehlen wir, Zuständigkeiten auch dann nachvollziehbar zu dokumentieren, wenn keine ausdrückliche Schriftform vorgeschrieben ist.

Welche Angaben gehören in eine Bestellung oder Beauftragung?

Das Dokument sollte zur jeweiligen Funktion und Rechtsgrundlage passen. Für eine klare betriebliche Organisation empfehlen wir folgende Angaben:

• Name der Person und Bezeichnung der Funktion oder Aufgabe
• zugrunde liegende Rechtsvorschrift
• konkrete Aufgaben und Grenzen der Zuständigkeit
• betroffene Standorte, Arbeitsbereiche oder Arbeitsmittel
• erforderliche Qualifikationen und entsprechende Nachweise
• Befugnisse, Informationswege und Ansprechpartner
• verfügbare Zeit, Arbeitsmittel und gegebenenfalls finanzielle Mittel
• Beginn und gegebenenfalls Dauer der Aufgabenübernahme

Bei einer Pflichtenübertragung müssen Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse zusammenpassen. Wer eine Aufgabe eigenverantwortlich erfüllen soll, muss auch die dafür erforderlichen Handlungsmöglichkeiten erhalten. Eine pauschale Formulierung wie „ist für den Arbeitsschutz zuständig“ schafft dafür keine ausreichende Klarheit.

Reicht ein Schulungsnachweis als Bestellung oder Beauftragung aus?

Nein. Ein Schulungsnachweis und die betriebliche Aufgabenübertragung erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Eine Schulung vermittelt Kenntnisse und kann einen Teil der erforderlichen Qualifikation nachweisen. Der Arbeitgeber muss zusätzlich prüfen, ob die Person für die konkrete Aufgabe geeignet ist, und festlegen, welche Tätigkeiten sie übernehmen soll.

Bei zur Prüfung befähigten Personen kommt es insbesondere auf die passende Berufsausbildung beziehungsweise technische Qualifikation, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit an. Eine erfolgreiche Seminarteilnahme ersetzt die betriebliche Beauftragung nicht.

Gibt der Arbeitgeber mit einer Beauftragung seine gesamte Verantwortung ab?

Nein. Auch nach einer Pflichtenübertragung verbleiben beim Arbeitgeber Organisations-, Auswahl- und Kontrollpflichten.

Er muss geeignete Personen auswählen, die erforderlichen Rahmenbedingungen schaffen und sich angemessen davon überzeugen, dass die übertragenen Pflichten erfüllt werden. Eine unterschriebene Beauftragung allein genügt dafür nicht.

Auch Führungskräfte können bereits aufgrund ihrer Leitungsfunktion im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse Verantwortung tragen. Eine zusätzliche schriftliche Pflichtenübertragung ist deshalb nicht der einzige mögliche Grund für Verantwortung im Arbeitsschutz.

Wie setzen Unternehmen Bestellungen und Beauftragungen richtig um?

Prüfen Sie zuerst, welche Funktion oder Aufgabe benötigt wird und welche Vorschrift dafür gilt. Wählen Sie anschließend eine geeignete Person aus, klären Sie Aufgaben und Befugnisse und halten Sie die vorgeschriebene Form ein.

Sorgen Sie außerdem dafür, dass die Person ihre Aufgaben im Arbeitsalltag tatsächlich erfüllen kann. Dazu gehören klare Ansprechpartner, ausreichende Zeit und die notwendigen Arbeitsmittel.

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In unserem Führungskräftetraining zu Verantwortung, Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz erfahren Sie außerdem, wie Sie Zuständigkeiten klären und Pflichtenübertragungen in der Praxis umsetzen.